Un gestionale per freelanceè il software che riunisce in un'unica app la gestione di clienti, preventivi, progetti, fatture e pagamenti. Serve a sostituire lo stack di tool separati — Notion per i clienti, Toggl per le ore, un software per le fatture, Excel per i conti — con un solo posto dove i dati comunicano e dove vedi sempre quanto ti resta davvero in tasca.
La maggior parte dei freelance italiani gestisce la propria attività con 4-5 strumenti diversi. Funziona, ma costa tempo, genera errori e non dà mai un quadro d'insieme. Ecco lo stack tipico:
Notion / Excel
Clienti e appunti
Toggl
Ore lavorate
Fatture in Cloud
Fatture
PayPal / bonifico
Incassi
Excel (di nuovo)
Capire quanto resta
Quattro o cinque abbonamenti, circa 270 €/anno, quattro dashboard che non si parlano. E alla domanda più importante — quanto mi resta davvero dopo tasse e INPS? — non risponde nessuno di questi tool.
Un gestionale completo segue il freelance lungo l'intero ciclo di lavoro, dal primo contatto con il cliente al pagamento incassato. Ogni fase alimenta la successiva, senza reinserire i dati.
Clienti
Pipeline lead → opportunity → attivo, con source, tag e valore atteso.
Preventivi
Template professionali, link al cliente, accettazione online tracciata.
Progetti
Task, time tracking e timer. Le ore diventano fattura in un click.
Fatture SDI
Fatturazione elettronica nativa, invio diretto al Sistema di Interscambio.
Pagamenti
Link Stripe in ogni fattura, solleciti automatici, riconciliazione.
Netto e tasse
Guadagno netto reale e imposte stimate aggiornati a ogni evento.
Stai valutando le opzioni? Leggi il confronto dei migliori gestionali per freelance o la pagina Pyva vs alternative.
Un gestionale per freelance è un software che riunisce in un unico posto le attività di gestione del lavoro autonomo: anagrafica e pipeline dei clienti, preventivi, progetti con monitoraggio delle ore, fatturazione elettronica e pagamenti. L'obiettivo è sostituire lo stack di tool separati (Notion, Toggl, software di fatturazione, Excel) con una sola applicazione in cui i dati comunicano tra loro.
Deve coprire l'intero workflow (clienti, preventivi, progetti, fatture, pagamenti), avere la fatturazione elettronica SDI nativa (obbligatoria per i forfettari dal 2024), adattarsi al regime forfettario (coefficienti ATECO, INPS, casse professionali, F24, Quadro LM) e mostrare in tempo reale il guadagno netto e le tasse stimate, non solo il fatturato lordo.
Perché la fattura è solo l'ultimo passo. Prima ci sono il cliente da gestire, il preventivo da far accettare, il progetto da seguire e le ore da tracciare; dopo c'è il pagamento da incassare e riconciliare. Un software di sola fatturazione lascia tutto il resto a tool separati e fogli Excel, con dati che non si parlano e nessuna visibilità sul netto reale.
Mettendo insieme tool separati per fatturazione, gestione clienti, time tracking e pagamenti si arriva facilmente a 250-350 €/anno con più abbonamenti. Una soluzione unica integrata come Pyva costa 99 €/anno (o 9,90 €/mese), engine fiscale forfettario incluso, con trial 14 giorni gratis senza carta.
Clienti, preventivi, progetti, fatture SDI e pagamenti in un'unica app, con il netto reale e le tasse sempre visibili. 14 giorni gratis, nessuna carta richiesta.